Geschäftsstellenservice - aey congresse GmbH

Einrichtung eines Telefon- und Faxanschluss sowie eines E-Mail-Accounts für die Geschäftstelle
Organisation eines Posteingangs mit Verteilung der Post an Mitglieder des Vorstandes und ggf. andere Adressaten
Personelle Ausstattung
Archiv
Bereitstellung von Archivräumen für die Unterlagen

Führung der Mitgliedslisten, nach gewünschten Kriterien, z. B.: Akademische Titel, Vorname und Name, Privat- und Geschäftsanschrift einschließlich Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse des Mitgliedes sowie das Geburtsdatum des Mitglieds
Art der Mitgliedschaft (ordentliches, außerordentliches, förderndes, korrespondierendes oder Ehrenmitglied), Tätigkeit des jeweiligen Mitglieds (Oberarzt, Chefarzt, Privatpraxis etc.)
Beitragsstatus (offene und erfüllte laufende Verbindlichkeiten)
Status der Mitgliedschaft (aktiv, ruhend, beendet)

Übernahme der fristgerechten Versendung der Einladungen zu Mitgliederversammlungen
Prüfung, ob Form und Inhalt der Einladungen der Satzung genügen.
Information, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann.
Annahme und Weiterleitung von Anträgen
Versand der Protokolle der Mitgliederversammlung, Vorstands- und Beiratssitzungen auf Grundlage des vorgegebenen Textes und der Mitgliedsliste einschließlich der darin enthaltenen Anschriften

vierteljährliche Übersicht über die Kontobewegungen
Beitragseinzug einschließlich außergerichtlichem Mahnwesen
Rechnungslegung und buchhalterische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Kontoführung und Zahlungsabwicklung
Einrichtung eines Kontos bei einer deutschen Großbank oder Sparkasse, das als Beitragskonto und als Geschäftskonto geführt wird
Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in einem abgestimmten Kontenrahmen
Vorlage der Buchungsunterlagen einschließlich aller Belege ordnungsgemäß abgelegen (Bankauszug mit Belegen) im Rahmen des internen Controlling