Kongressorganisation

Planung und Organisation

Terminplanung und Koordinierung
Ausstattung und Betreiben des Tagungssekretariates
Planung, vertragliche Abwicklung mit notwendigen externen Dienstleistern (z. B. Wachdienst, Sanitätsdienst etc.)
Zertifizierung inkl. Datenerfassung, Datentransfer und Bestätigung
Planung und Organisation der Tagungsräume
Planung und Organisation von Angeboten DB, ÖPNV und Transfers
Planung und Organisation des Kongressleitsystems
Handling des Kongressdesigns
Technische Planung und Organisation der Veranstaltung
Personalplanung
Einholung aller behördlicher Genehmigungen
Finanzplanung (Budgetierung, Einrichtung eines Kongresskontos, Inkasso, Mahnwesen)
Unterstützung bei der Akquisition von Sponsoren
Erstellung und Drucküberwachung der Kongressunterlagen
Akquisition von Inserenten für die Kongressunterlagen, technische Betreuung und Inkasso

Teilnehmerbetreuung

Verwaltung der Adressdatenbank
Registrierung und Betreuung der Teilnehmer (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
regelmäßige Information über Anmeldungsstand
Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung, Bargeldverkehr
Registrierung und Betreuung der Referenten und Gäste (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
Einrichtung und Betrieb des Tagungsbüros vor Ort (Anmelde-, Hotelservice-, Rahmenprogrammcounter, Ausstattung mit entsprechendem Personal, Ausgabe der Kongressunterlagen einschließlich Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, Zertifizierungen)

Referentenbetreuung

Verwaltung per Adressdatenbank
Versand von Einladungen
Registrierung und Betreuung der Referenten (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm etc.)
Regelmäßige Information über Anmeldestand
Buchung von Flügen, Bahntickets etc. nach Vorgabe
Erstellung von Teilnahmebestätigungen inkl. CME-Zertifizierung
Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
Erstellung und Versand von Timetables
Einrichtung eines separaten Schalters bei der Anmeldung vor Ort zur schnelleren Abwicklung der Formalitäten für Referenten und Vorsitzende

Abstractmanagement

Einreichung

Konfiguration und Layout nach Veranstaltungsvorgaben
Online-Einreichung der Beiträge mit individuellem Passwort
Bearbeitungsmöglichkeit bis Deadline
Hochladen von Grafiken, Fotos etc.
Eingabe und Sortierung von Autoren mit Adressübernahmefunktion
Individuelle telefonische Beratung bei Bedarf
Wortzählfunktion für Einzelbereiche und Gesamtabstract

Reviewing

Einladung der Gutachter
Zuordnung der Themenschwerpunkte zu Gutachtern
Zuordnung der Abstracts zu Gutachtern (Befangenheitsprüfung)
Anonymisierung der Abstracts (auch im Text)
Erstellung individueller Logins für Gutachter
Regelmäßige Kontrolle des Arbeitsstandes/Erinnerung
Elektronische Erfassung der Bewertungen
Zusammenstellung der Bewertungen
Auf Wunsch Zusendung als pdf-Datei mit entsprechendem Auswertungsformular

Auswertung Reviewing

Zusammenstellung aller Bewertungen nach Themengruppen, Abstracts, Gutachtern für den Tagungspräsidenten
Sortierung und Zuordnung zu freien Vorträgen und Postern (aktuelle Nummerierung)
Zuordnung zu gewünschten Sitzungen bzw. Posterpräsentationen
Information an Autoren über Annahme/Ablehnung
Mitteilung an Autoren über Präsentationsarten und -zeiten
Einarbeitung Abstracts in das Programm

Ausstellungsorganisation

Organisation der Fachausstellung

Ausschreibung, Akquisition von Ausstellern, Erstellung eines entsprechenden Angebotskataloges (siehe Anlage)
Aufmaß und Standplan inkl. Einholung der notwendigen Genehmigungen
Vorabbesichtigung
Betreuung der Aussteller
Regelmäßige Information über Anmeldestand
Vertragliche Abwicklung mit den Ausstellern
Erstellung des Ausstellerverzeichnisses
Erstellung des Ausstellungsplanes
Abfrage, Buchung von Nebenleistungen (technische Ausstattung, Catering)
Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung
Betreuung des Auf- und Abbaus vor Ort, Einrichtung und Betreuung

Akquisition von Inserenten für die Veranstaltungsunterlagen

Ausschreibung, Akquisition von Sponsoren, Erstellung entsprechender Mediadaten
Buchung der Bestellungen, Anforderung und Kontrolle
Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
Rechnungslegung und Versand von Belegexemplaren

Sponsoring

Erarbeitung eines Angebotskataloges nach Vorgabe des Veranstalters (Einzelleistungen, Sponsoringpakete)
Anschreiben potentieller Sponsoren
Buchung gewünschter Leistungen
Information an die Firmen
Betreuung der Sponsoren
Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
Rechnungslegung/Inkasso/Controlling

Begleitsymposien

Terminplanung und Koordinierung
Absprache mit Firmen
Betreuung der Referenten (Hotel, Transfer, Technik etc.)
Raum-, Personal und Technikplanung
finanzielle Abwicklung

Präsentation im Internet

Erstellung einer Kongresshomepage mit folgenden Inhalten

Einladung
Wichtige Termine (Ausschreibungen, Abstractdeadline)
Online-Modul für die Abstracteinreichung, Anmeldung zu Veranstaltungen/Workshops/Rahmenprogramm, Anfragen für Übernachtungsbuchungen
Programm, gegliedert nach
- Einzeltagen (mit Verlinkung zu den einzelnen Sitzungen)
- Kursen
- Posterausstellung
- Referenten und Vorsitzenden (mit Verlinkung zu zugeordneten Veranstaltungen und Vorträgen)
- Autorenregister (mit Verlinkung zum jeweiligen Vortrag bzw. Poster, von dort zur jeweiligen Sitzung bzw. Posterbegehung)
Ausstellung, gegliedert nach
- Danksagung an Sponsoren
- Firmen mit Standnummern
- Standplänen
- Offenlegung der Beteiligungen nach Pharmakodex
- Allgemeine Hinweise zu Hotels, Anfahrt, Ortsinformationen,
- Rahmenprogrammpunkte
- Veranstalter
- Impressum

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Konzept und Planung in Abstimmung mit Veranstaltern und Veranstaltungsort
Betreiben eines Medien- und Pressebüros
Pressemitteilungen und Kongressbulletins
Pressespiegel/Dokumentation
Planung und Durchführung einer Pressekonferenz
Mediaberatung und –planung
Redaktion, Abstimmung und Versand von Pressetexten
Konzeption und Organisation der Pressekonferenz
Kongressvorbereitende und –begleitende PR
Moderation und Diskussionsleitung
Medienresonanzanalysen, Evaluierung

Kongresssekretariat

Raumkosten und Nutzung der bürotechnischen Einrichtung
Nutzung der entsprechenden Kommunikationstechnik wie
Telefone, Faxgeräte, Computer, Drucker, Kopierer
Nutzung der entsprechenden Software wie Grafik-, Schreib- und Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbanken
Besetzung Mo. - Do. 09:00 - 18:00 Uhr, Fr. 09:00 - 17:00 Uhr ab Auftragserteilung bis Abrechnung
Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse
Einrichtung eines eigenen Poststempels

Nach der Veranstaltung

Einfügen von Fotos von Highlights, Preisträgern, Impressionen von der Veranstaltung
Informationen zu Preisträgern
Erstellung von Dokumentationen
Foto-CD
Teilnehmerstatistik

Geschäftsstellenservice

Geschäftsstelle

Einrichtung eines Telefon- und Faxanschluss sowie eines E-Mail-Accounts für die Geschäftstelle
Organisation eines Posteingangs mit Verteilung der Post an Mitglieder des Vorstandes und ggf. andere Adressaten
Personelle Ausstattung
Archiv
Bereitstellung von Archivräumen für die Unterlagen

Mitgliederbetreuung

Führung der Mitgliedslisten, nach gewünschten Kriterien, z. B.: Akademische Titel, Vorname und Name, Privat- und Geschäftsanschrift einschließlich Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse des Mitgliedes sowie das Geburtsdatum des Mitglieds
Art der Mitgliedschaft (ordentliches, außerordentliches, förderndes, korrespondierendes oder Ehrenmitglied), Tätigkeit des jeweiligen Mitglieds (Oberarzt, Chefarzt, Privatpraxis etc.)
Beitragsstatus (offene und erfüllte laufende Verbindlichkeiten)
Status der Mitgliedschaft (aktiv, ruhend, beendet)

Mitgliederversammlungen

Übernahme der fristgerechten Versendung der Einladungen zu Mitgliederversammlungen
Prüfung, ob Form und Inhalt der Einladungen der Satzung genügen.
Information, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann.
Annahme und Weiterleitung von Anträgen
Versand der Protokolle der Mitgliederversammlung, Vorstands- und Beiratssitzungen auf Grundlage des vorgegebenen Textes und der Mitgliedsliste einschließlich der darin enthaltenen Anschriften

Finanz- und Rechnungswesen

vierteljährliche Übersicht über die Kontobewegungen
Beitragseinzug einschließlich außergerichtlichem Mahnwesen
Rechnungslegung und buchhalterische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Kontoführung und Zahlungsabwicklung
Einrichtung eines Kontos bei einer deutschen Großbank oder Sparkasse, das als Beitragskonto und als Geschäftskonto geführt wird
Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in einem abgestimmten Kontenrahmen
Vorlage der Buchungsunterlagen einschließlich aller Belege ordnungsgemäß abgelegen (Bankauszug mit Belegen) im Rahmen des internen Controlling

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