- Terminplanung und Koordinierung
- Ausstattung und Betreiben des Tagungssekretariates
- Planung, vertragliche Abwicklung mit notwendigen externen Dienstleistern (z. B. Wachdienst, Sanitätsdienst etc.)
- Zertifizierung inkl. Datenerfassung, Datentransfer und Bestätigung
- Planung und Organisation der Tagungsräume
- Planung und Organisation von Angeboten DB, ÖPNV und Transfers
- Planung und Organisation des Kongressleitsystems
- Handling des Kongressdesigns
- Technische Planung und Organisation der Veranstaltung
- Personalplanung
- Einholung aller behördlicher Genehmigungen
- Finanzplanung (Budgetierung, Einrichtung eines Kongresskontos, Inkasso, Mahnwesen)
- Unterstützung bei der Akquisition von Sponsoren
- Erstellung und Drucküberwachung der Kongressunterlagen
- Akquisition von Inserenten für die Kongressunterlagen, technische Betreuung und Inkasso
- Verwaltung der Adressdatenbank
- Registrierung und Betreuung der Teilnehmer (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
- regelmäßige Information über Anmeldungsstand
- Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
- Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung, Bargeldverkehr
- Registrierung und Betreuung der Referenten und Gäste (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
- Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
- Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
- Einrichtung und Betrieb des Tagungsbüros vor Ort (Anmelde-, Hotelservice-, Rahmenprogrammcounter, Ausstattung mit entsprechendem Personal, Ausgabe der Kongressunterlagen einschließlich Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, Zertifizierungen)
- Verwaltung per Adressdatenbank
- Versand von Einladungen
- Registrierung und Betreuung der Referenten (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm etc.)
- Regelmäßige Information über Anmeldestand
- Buchung von Flügen, Bahntickets etc. nach Vorgabe
- Erstellung von Teilnahmebestätigungen inkl. CME-Zertifizierung
- Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
- Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
- Erstellung und Versand von Timetables
- Einrichtung eines separaten Schalters bei der Anmeldung vor Ort zur schnelleren Abwicklung der Formalitäten für Referenten und Vorsitzende
Einreichung
- Konfiguration und Layout nach Veranstaltungsvorgaben
- Online-Einreichung der Beiträge mit individuellem Passwort
- Bearbeitungsmöglichkeit bis Deadline
- Hochladen von Grafiken, Fotos etc.
- Eingabe und Sortierung von Autoren mit Adressübernahmefunktion
- Individuelle telefonische Beratung bei Bedarf
- Wortzählfunktion für Einzelbereiche und Gesamtabstract
Reviewing
- Einladung der Gutachter
- Zuordnung der Themenschwerpunkte zu Gutachtern
- Zuordnung der Abstracts zu Gutachtern (Befangenheitsprüfung)
- Anonymisierung der Abstracts (auch im Text)
- Erstellung individueller Logins für Gutachter
- Regelmäßige Kontrolle des Arbeitsstandes/Erinnerung
- Elektronische Erfassung der Bewertungen
- Zusammenstellung der Bewertungen
- Auf Wunsch Zusendung als pdf-Datei mit entsprechendem Auswertungsformular
Auswertung Reviewing
- Zusammenstellung aller Bewertungen nach Themengruppen, Abstracts, Gutachtern für den Tagungspräsidenten
- Sortierung und Zuordnung zu freien Vorträgen und Postern (aktuelle Nummerierung)
- Zuordnung zu gewünschten Sitzungen bzw. Posterpräsentationen
- Information an Autoren über Annahme/Ablehnung
- Mitteilung an Autoren über Präsentationsarten und -zeiten
- Einarbeitung Abstracts in das Programm
Organisation der Fachausstellung
- Ausschreibung, Akquisition von Ausstellern, Erstellung eines entsprechenden Angebotskataloges (siehe Anlage)
- Aufmaß und Standplan inkl. Einholung der notwendigen Genehmigungen
- Vorabbesichtigung
- Betreuung der Aussteller
- Regelmäßige Information über Anmeldestand
- Vertragliche Abwicklung mit den Ausstellern
- Erstellung des Ausstellerverzeichnisses
- Erstellung des Ausstellungsplanes
- Abfrage, Buchung von Nebenleistungen (technische Ausstattung, Catering)
- Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung
- Betreuung des Auf- und Abbaus vor Ort, Einrichtung und Betreuung
Akquisition von Inserenten für die Veranstaltungsunterlagen
- Ausschreibung, Akquisition von Sponsoren, Erstellung entsprechender Mediadaten
- Buchung der Bestellungen, Anforderung und Kontrolle
- Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
- Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
- Rechnungslegung und Versand von Belegexemplaren
Sponsoring
- Erarbeitung eines Angebotskataloges nach Vorgabe des Veranstalters (Einzelleistungen, Sponsoringpakete)
- Anschreiben potentieller Sponsoren
- Buchung gewünschter Leistungen
- Information an die Firmen
- Betreuung der Sponsoren
- Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
- Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
- Rechnungslegung/Inkasso/Controlling
- Terminplanung und Koordinierung
- Absprache mit Firmen
- Betreuung der Referenten (Hotel, Transfer, Technik etc.)
- Raum-, Personal und Technikplanung
- finanzielle Abwicklung
Erstellung einer Kongresshomepage mit folgenden Inhalten
- Einladung
- Wichtige Termine (Ausschreibungen, Abstractdeadline)
- Online-Modul für die Abstracteinreichung, Anmeldung zu Veranstaltungen/Workshops/Rahmenprogramm, Anfragen für Übernachtungsbuchungen
- Programm, gegliedert nach
- Einzeltagen (mit Verlinkung zu den einzelnen Sitzungen)
- Kursen
- Posterausstellung
- Referenten und Vorsitzenden (mit Verlinkung zu zugeordneten Veranstaltungen und Vorträgen)
- Autorenregister (mit Verlinkung zum jeweiligen Vortrag bzw. Poster, von dort zur jeweiligen Sitzung bzw. Posterbegehung)
- Ausstellung, gegliedert nach
- Danksagung an Sponsoren
- Firmen mit Standnummern
- Standplänen
- Offenlegung der Beteiligungen nach Pharmakodex
- Allgemeine Hinweise zu Hotels, Anfahrt, Ortsinformationen,
- Rahmenprogrammpunkte
- Veranstalter
- Impressum
- Konzept und Planung in Abstimmung mit Veranstaltern und Veranstaltungsort
- Betreiben eines Medien- und Pressebüros
- Pressemitteilungen und Kongressbulletins
- Pressespiegel/Dokumentation
- Planung und Durchführung einer Pressekonferenz
- Mediaberatung und –planung
- Redaktion, Abstimmung und Versand von Pressetexten
- Konzeption und Organisation der Pressekonferenz
- Kongressvorbereitende und –begleitende PR
- Moderation und Diskussionsleitung
- Medienresonanzanalysen, Evaluierung
- Raumkosten und Nutzung der bürotechnischen Einrichtung
- Nutzung der entsprechenden Kommunikationstechnik wie
- Telefone, Faxgeräte, Computer, Drucker, Kopierer
- Nutzung der entsprechenden Software wie Grafik-, Schreib- und Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbanken
- Besetzung Mo. - Do. 09:00 - 18:00 Uhr, Fr. 09:00 - 17:00 Uhr ab Auftragserteilung bis Abrechnung
- Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse
- Einrichtung eines eigenen Poststempels
- Einfügen von Fotos von Highlights, Preisträgern, Impressionen von der Veranstaltung
- Informationen zu Preisträgern
- Erstellung von Dokumentationen
- Foto-CD
- Teilnehmerstatistik
- Einrichtung eines Telefon- und Faxanschluss sowie eines E-Mail-Accounts für die Geschäftstelle
- Organisation eines Posteingangs mit Verteilung der Post an Mitglieder des Vorstandes und ggf. andere Adressaten
- Personelle Ausstattung
- Archiv
- Bereitstellung von Archivräumen für die Unterlagen
- Führung der Mitgliedslisten, nach gewünschten Kriterien, z. B.: Akademische Titel, Vorname und Name, Privat- und Geschäftsanschrift einschließlich Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse des Mitgliedes sowie das Geburtsdatum des Mitglieds
- Art der Mitgliedschaft (ordentliches, außerordentliches, förderndes, korrespondierendes oder Ehrenmitglied), Tätigkeit des jeweiligen Mitglieds (Oberarzt, Chefarzt, Privatpraxis etc.)
- Beitragsstatus (offene und erfüllte laufende Verbindlichkeiten)
- Status der Mitgliedschaft (aktiv, ruhend, beendet)
- Übernahme der fristgerechten Versendung der Einladungen zu Mitgliederversammlungen
- Prüfung, ob Form und Inhalt der Einladungen der Satzung genügen.
- Information, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann.
- Annahme und Weiterleitung von Anträgen
- Versand der Protokolle der Mitgliederversammlung, Vorstands- und Beiratssitzungen auf Grundlage des vorgegebenen Textes und der Mitgliedsliste einschließlich der darin enthaltenen Anschriften
- vierteljährliche Übersicht über die Kontobewegungen
- Beitragseinzug einschließlich außergerichtlichem Mahnwesen
- Rechnungslegung und buchhalterische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
- Kontoführung und Zahlungsabwicklung
- Einrichtung eines Kontos bei einer deutschen Großbank oder Sparkasse, das als Beitragskonto und als Geschäftskonto geführt wird
- Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in einem abgestimmten Kontenrahmen
- Vorlage der Buchungsunterlagen einschließlich aller Belege ordnungsgemäß abgelegen (Bankauszug mit Belegen) im Rahmen des internen Controlling
- Erstellung und Pflege des Internetauftritts der Gesellschaft
- Einrichtung eines internen Bereiches für Mitglieder
- Informationen zu aktuellen Entwicklungen und Veranstaltungen
Geschäftsstelle DGIIN e.V.
Deutsche Gesellschaft für Internistische Intensivmedizin und Notfallmedizin e.V.
Seit Februar 2006
Geschäftsstelle DeGAG e.V.
Gesellschaft für Arterielle Gefäßsteifigkeit Deutschland-Österreich-Schweiz e.V.
Seit Juni 2013
Geschäftsstelle DGG e.V.
Deutsche Gesellschaft für Geriatrie e.V.
Seit März 2015
Geschäftsstelle DGGG e.V.
Deutsche Gesellschaft für Gerontologie und Geriatrie e.V.
Seit Oktober 2007
Geschäftsstelle IAD
Interdisziplinäre Arbeitsgemeinschaft Dialysezugang e.V. (IAD)
Seit Januar 2018
Geschäftsstelle LV Nephrologie M-V e.V.
Landesverband Nephrologie Mecklenburg-Vorpommern e.V.
Seit 2019